6.5 Organisatie

Voortgang van onze planning 1e rapportage:

Organisatieontwikkeling

Het herstelproces dat in 2021 is gestart, vindt zijn doorgang in 2023. De investeringen die zijn gedaan in de organisatieontwikkeling om de bedrijfsvoering te versterken en te verbeteren, vinden zijn uitwerking. Tijdens informatieavonden, o.a. op 6 februari 2023, is de Raad hierover geïnformeerd. Structurele oplossingen zijn geïmplementeerd om het herstel duurzaam te maken. In samenwerking met de ondernemingsraad is er een nieuwe besturingsfilosofie geïntroduceerd, waarin de basis normen en waarden staan beschreven waarmee de organisatie de missie, visie en strategie wil waarmaken. Op basis van de besturingsfilosofie is het besturingsmodel van de organisatie vormgegeven. Dit heeft tot een nieuwe 'grofstructuur' van de organisatie geleid, naar aanleiding van een politiek besluit in juni 2022.

In maart 2023 is er een besluit genomen over de 'fijnstructuur' van de organisatie. In de fijnstructuur worden de teamindelingen zo gestructureerd dat het werk, volgens de nieuwe besturingsfilosofie, zo efficiënt en effectief mogelijk uitgevoerd kan worden. Is het logisch ingedeeld zoals het nu is of horen bepaalde functies misschien in andere teams thuis? De analyse is gedaan op basis van de leidende principes van de organisatie. In het uiteindelijke besluit zijn ook de benchmarkresultaten van Berenschot meegenomen.

Berenschot
Op sommige onderdelen vroeg het benchmarkonderzoek van Berenschot om een verdiepend onderzoek voordat er een besluit kon worden genomen over een eventuele formatiereductie. Bij een aantal clusters waren de personeelskosten hoger dan gemiddeld maar was het onduidelijk waarom dit zo was en of dit een positief effect had op andere kostenposten. De verdiepende onderzoeken zijn inmiddels afgerond en een eventuele reductie in formatie is in het fijnstructuurbesluit meegenomen.

Bij andere afdelingen is formatie toegevoegd, niet alleen op basis van de benchmarkresultaten maar ook door signaleringen van de accountant. Om risico’s te beperken is bijvoorbeeld bij de teams Financiën en Bestuurlijke juridische zaken de formatie uitgebreid.

Sociaal statuut en plan
De formatieve wijzigingen in het fijnstructuurbesluit hebben in enkele gevallen een rechtspositioneel effect op het personeel. Om deze rechtspositionele gevolgen op een sociaal verantwoorde manier op te vangen, is er in overleg met de vakbonden en het Lokaal Overleg een nieuw sociaal statuut en sociaal plan gemaakt. Voor 95% van de medewerkers hebben de aanpassingen in de organisatiestructuur geen rechtspositionele gevolgen gehad. Voor de overige 5% van de medewerkers wordt in de aankomende maanden, volgens de regels van het sociaal statuut, een nieuwe plaats in de organisatie gezocht.

Ontwikkelagenda
Een gezond en wendbaar fundament is met de grof- en fijnstructuur neergezet. Nu is het noodzakelijk om de koers van de organisatie verder vorm te geven, met de focus op efficiënt werken, doelmatige besluitvorming en het bieden van kwalitatief goede dienstverlening aan de inwoners. In de loop van 2023 wordt verder gewerkt aan een ontwikkelagenda, zodat de koers concreet kan worden neergezet.

Personeel & Organisatie

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim is nog altijd ongewijzigd hoog (1e kwartaal 2023 9,16%). Werknemers geven aan psychische klachten en werkdruk te ervaren. Ook de onzekerheid van het herstelproces van het afgelopen jaar, heeft zijn weerslag op het ziekteverzuim. Sinds 1 januari 2023 hebben wij de arbodienstverlening ondergebracht bij de Arbo Unie. Deze arbodienst levert naast een intensieve begeleiding van de zieke werknemers, ook ondersteuning aan het leidinggevend kader. Deze ondersteuning moet er toe leiden dat teamleiders eerder het gesprek aan gaan met hun medewerkers, en hierdoor een dreigend ziekteverzuim kunnen voorkomen. De Arbo Unie levert ons ook gespecialiseerde kennis rondom verzuimbegeleiding in bepaalde casuïstiek. Als organisatie schenken we meer aandacht aan vitaliteit en gezondheid, door leuke acties (zoals een vitaliteitsweek), voorlichting en door in gesprek te gaan met medewerkers. Er wordt gewerkt aan een Vitaliteitsplan om vitaliteit en preventie beter te borgen in onze organisatie.